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这些文件都不是、不是、不是电子发票原件,重要的事情说三遍

自从《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(【2020】6号)文件一出;财务部门的会计们都心如刀绞。

这些文件都不是、不是、不是电子发票原件,重要的事情说三遍

但心酸归心酸,头疼归头痛,工作还要继续,于是不得不对所有已报销的电子发票打印件对应的电子发票原件进行归档管理。

因为最近单位使用了一个电子发票查重工具,来解决电子发票重复打印报销的问题,其中就一个电子发票原件上传和识别功能。通过员工自主上传电子发票原件,然后系统识别发票信息并保存。会计在进行发票查重的时候可以自动关联原件的功能,员工没有上传的,会计也可以补充上传。

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但是单位的会计给我说,经常有一些电子发票没有办法上传,提示不是有效的发票文件。

这些文件都不是、不是、不是电子发票原件,重要的事情说三遍

我把他们不能上传的“电子发票原件”拿过来一看,才知道,其实,他们上传的根本不是电子发票原件。

如果不是因为使用了这个工具,可能会计不知道要多久才能发现:

原来我保存了半天的这些“电子发票原件”,其实都不是真正的电子发票原件!

首先,我们先理解一下文件中所说的电子发票原件:

电子发票原件是指由开票系统开出的,具有多重电子防伪技术的pdf或者ofd格式文件。电子发票原件进行复制,邮箱传输,通讯软件传输都不影响发票原件的内容;但将发票通过转换成图片、拍照、截图或打印后扫描等方式形成的图片、文档、PDF等格式的文件都不是有效的电子发票原件,不能代替电子发票原件进行保存。

这些文件都不是、不是、不是电子发票原件,重要的事情说三遍

所以,如果您收集归档的这些“电子发票原件”都不能算是真正的原件:

直接提供的转换成图片的电子发票文件

在文件出台之前,大多单位只需要将电子发票打印报销就可以了,所以有的销方为了省事,就直接将电子发票转换成图片,发送给购方,购方只需要打印报销就可以了,不需要存储原件,原来是内有问题的,但是新规定下,这种图片是不能到左原件保存的。

这些文件都不是、不是、不是电子发票原件,重要的事情说三遍

这种就是直接给的图片文件,不能算是电子发票原件

直接将电子发票截图出来保存的图片

因为电子发票一般都是pdf或ofd格式,打印报销的时候一张发票一张A4纸,很浪费,有些单位就要求将电子发票截图放到word文档里面,缩小后进行打印,这样节省纸张,当然这样打印没有问题,但是如果需要提交电子发票原件的话,无论是放有电子发票截图的word文档还是单独另存的发票图片格式文件,都不能当作电子发票原件。

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将电子发票拍照后后保存的图片

有些会计让员工提供电子发票原件,员工直接用手机咔嚓一下对着电脑屏幕就是一张照片,然后传给会计,认为这就是电子发票原件,当然,这也是不能当作电子发票原件的。

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将打印出来的电子发票重新扫描成图片

因为原来没有要求保存电子发票原件,员工报销只提供了打印件,现在出了通知要求保留原件,很多单位的财务人员就想把原来已经报销的发票进行直接将打印件重新扫描或者拍照的方式重新存成图片文件,以为就可以是原件。

嗯,你猜得不错,这个也是不能当作电子发票原件。

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将上面三种图片格式的文件转换成pdf文件的

因为听说电子发票必须是pdf格式或者ofd格式,就想那我把上面这些不符合要求的图片转成pdf文件不就可以了吗?是不是就算保存电子发票原件。

答案您懂的!

这些文件都不是、不是、不是电子发票原件,重要的事情说三遍

当然电子发票原件存档的规定才出来,肯定很多单位的财务人员都不清楚到底哪些才算是电子发票原件,但是不清楚不代表就可以随便弄,毕竟,税务管理部门可不想听什么理由。

这些文件都不是、不是、不是电子发票原件,重要的事情说三遍

所以,早些将真正的电子发原件进行归档处理,免得到时候搞了半天,费了九牛二虎之力,归档整理的电子发票“原件”不是原件,就有苦难言了!

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